3   Metodología

Para el desarrollo de un RFAM se emplea una metodología orientada hacia la creación de una estructura para la prestación de servicios municipales y de sus productos, que es robusta y flexible, y que perdura los cambios del personal y a la vez facilita las fases de transición correspondientes. El alcance de ambas metas que se relacionan con la implementación del RFAM pudo ser comprobado posterior a la implementación del RFAM por parte de las municipalidades de Iriona y Dulce Nombre de Culmí, un resultado que motiva a diseminar la metodología del RFAM, para que sea replicada en otras organizaciones.

Otro efecto de la aplicación del RFAM en las oficinas de catastro de las municipalidades mencionadas es el nivel de estabilidad que muestran los servicios y/o productos generados por las municipalidades, especialmente con relación a su calidad y el periodo de tiempo requerido para su generación, independiente del personal involucrado en los diferentes procesos. Esto resulta en un elevado nivel de confianza expresado por la población ante el funcionamiento de las oficinas de catastro municipal, promovido por las experiencias positivas en la resolución de sus tramites administrativos relacionados.

El RFAM representa una estructura en el sistema de gestión de calidad para la administración municipal, que en parte está orientada hacia y basada en conceptos generales de las normativas de la familia ISO 9000⁶, desarrollada y publicada por la Organización Internacional de Normalización (ISO). Estos conceptos comprenden entre otros elementos la documentación detallada de los procesos de generación de productos y servicios, la descripción de la calidad de productos y servicios en diferentes etapas de su generación, las responsabilidades y formas de control de la calidad y de la ejecución de actividades específicas dentro de los procesos mismos y de los procesos de sustento. La aplicación de estos principios al desarrollo del RFAM resulta en la conformación del mismo por cuatro componentes documentales principales: (1) un flujograma del proceso a normar; (2) una matriz de actividades como elemento central que detalla acciones, responsables, criterios de calidad y la indicación de las referencias disponibles para la implementación de las acciones; (3) los formatos estandarizados a aplicar en la ejecución del proceso; (4) instructivos y apoyos documentales para la ejecución de las actividades.

A través de la aplicación de la metodología se crea una estructura clara y documentada para el personal municipal, que utiliza la misma como base para la ejecución de todos los pasos y actividades comprendidos en los diferentes procesos de generación de productos y servicios de la administración municipal, y promueve que los servicios municipales cumplan con criterios de calidad previamente establecidos. Por otra parte y para asegurar la función adjudicada a la unidad de trabajo dentro de la municipalidad, el desarrollo del RFAM según la metodología aquí presentada hará visible eventuales cambios a realizar en la estructura organizativa del departamento o en otros departamentos, así influyendo en la estructura organizativa de la municipalidad, siguiendo la lógica que cualquier organización debe responder en forma óptima a la función que debe ejecutar, es decir la función define la organización.

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