Reglamento de Funcionamiento - RFAM y RFSTT

3   Metodología

“El mejor momento para plantar un árbol fue hace veinte años.
El segundo mejor momento es ahora.”
Proverbio Chino




3.2.5   Organización

El capítulo de organización municipal describe la estructura organizacional de cada municipalidad, en el caso de la experiencia en Dulce Nombre de Culmí e Iriona acá descrita, si bien cada municipalidad tiene particularidades al respecto, están regidas por un marco normativo común que establece una estructura mínima y asigna jerarquías y funciones específicas a la misma.

El contenido de éste capítulo está organizado en la lógica de lo general a lo específico, definiendo en primera instancia la organización macro, la diferenciación entre alcaldía y corporación municipal con su representación gráfica a través de un organigrama y la descripción de sus funciones y obligaciones. El apartado correspondiente a la alcaldía, como cuerpo operativo, detalla las funciones específicas de los departamentos y los perfiles de puesto que en una matriz sintetizada incluye un organigrama, el nivel de responsabilidad, las relaciones de cada puesto, el marco legal correspondiente, y las funciones específicas en las cuales se refleja su rol dentro de los procesos. Finalmente, se establecen los procedimientos para la selección y gestión del recurso humano clave, describiendo los conocimientos y destrezas mínimas a cumplir por los candidatos y determinar las capacitaciones adicionales a someter a los candidatos en caso que los mismos no llenen completamente los perfiles requeridos.

Para el proceso de desarrollo del capítulo de la organización es de suma importancia el involucramiento del personal municipal que posteriormente esté a cargo de asegurar su funcionamiento, dado que solamente de forma abierta u participativa se puede desarrollar una estructura funcional, con la cual los miembros de la organización se sienten decididamente comprometidos, como propietarios de la misma (ownership). Este proceso de crecimiento conjunto es tan importante como el resultado mismo de su desarrollo, que lidera por lo general el departamento de recursos humanos y del auditor municipal, este último con la función de velar por el apego del contenido a los lineamientos de la Ley de Municipalidades y la Ley de Carrera Administrativa Municipal.

Una vez sistematizados los procesos sustantivos en el RFAM, lo cual permite identificar de forma clara e inequívoca los roles de cada departamento y puesto, se da comienzo a la elaboración del apartado de organización, a través de las siguientes pasos.

  1. Investigación del marco normativo sobre las funciones municipales y gestión del recurso humano, comenzando con la Ley de Municipalidades y la Ley de Carrera Administrativa Municipal. En esta actividad debe participar el departamento de recursos humanos y el auditor municipal.
  2. Revisión meticulosa de leyes y normas que asignan responsabilidades a departamentos específicos de la municipalidad, como por ejemplo
    • la Ley General del Ambiente que asigna funciones específicas a la UMA,
    • Todos los conectores salientes a rectángulos de actividades y/o rectángulos de procesos y subprocesos se conectan siempre y unicamente desde abajo.
    • la Ley de Policía y Convivencia Ciudadana y Ley de Conciliación y Arbitraje que asignan funciones al departamento municipal de justicia,
    • la Ley de Ordenamiento Territorial que asigna funciones específicas al departamento de catastro,

    entre otros más. Considerando que el marco normativo nacional está sometido a cambios, ajustes y adaptaciones, habrá que dar seguimiento a este apartado del RFAM, según los requerimientos que puedan surgir a raíz de cambios en las leyes y normas nacionales.

  3. Análisis de la estructura organizativa actual, con respecto al grado de cumplimiento de la misma con los requerimientos legales mínimos, la prestación de los servicio esenciales a la población y la capacidad suficiente para procesos de planificación y ejecución en el marco de la elaboración de planes de desarrollo municipal. Este análisis debe ir de lo general a lo específico, es decir desde la estructura organizativa general a la organización interna de los departamentos, considerando funciones y capacidades de los diferentes puestos.
  4. Adecuación y validación de la estructura organizativa general de la municipalidad, considerando el nivel de las funciones de cada dirección, departamento y unidad, la inclusión de áreas operativas que pudieran establecerse en el corto o mediano plazo. Al concluir esta etapa el grupo de trabajo presentará el resultado del proceso al nivel directivo municipal, el alcalde y la corporación municipal. El desarrollo de la estructura organizativa podrá ser un proceso iterativo hasta que se obtenga una versión final, con la cual se sigue trabajando en los próximos pasos.
  5. Definición de los perfiles de los puestos de cada departamento que incluye la identificación de los procesos que realiza de forma directa y procesos en los cuales tiene alguna participación específica. Una vez elaborados y validados los perfiles de los puestos de cada departamento, los jefes respectivos deberán realizar un análisis participativo con el personal a su cargo, lo cual tiene el doble propósito de socializar y mejorar el resultado de este paso.
  6. Elaboración del apartado de los procedimientos de selección y gestión del personal, actividad en la cual debe participar el jefe del departamento de recursos humanos, el auditor y los jefes de los diferentes departamentos de la organización.
  7. Aprobación por el nivel directivo, alcalde y corporación municipal.

--- . ---

Medida Complementaria al PROTEP (2017-2020)
asesorado por