Reglamento de Funcionamiento - RFAM y RFSTT

3   Metodología

“El mejor momento para plantar un árbol fue hace veinte años.
El segundo mejor momento es ahora.”
Proverbio Chino







Matriz

Figura x:   Estructura de una matriy de actividades para un proceso

3.2.2   Matriz de actividades

La siguiente etapa del desarrollo del RFAM consiste en la elaboración de una tabla que comprende la información relevante para la ejecución de las actividades y toma de las decisiones comprendidas en el flujograma del proceso. Esta tabla, llamada matriz de actividades, se puede considerar el elemento central de la documentación del proceso, por el hecho de que centraliza toda la información y enlaces necesarios para ejecutar el proceso y generar los servicios y productos con la calidad definida.

Cada fila de la tabla contiene una sola actividad o subactividad, que se formula de tal forma que su ejecución directa sea posible sin la necesidad de complementarla con otras actividades (o subactividades) derivadas de la misma. Es decir, que las actividades del flujograma deberán ser representadas al máximo nivel de detalle posible y formuladas de forma clara y precisa, para facilitar su entendimiento y ejecución.

Las columnas de la tabla especifican los siguientes detalles sobre la ejecución de la actividad.

  1. El número correlativo de la actividad.

    La numeración de las actividades es oportuno y necesario para poder reflejar saltos sobre actividades en caso de resultados correspondientes a decisiones que se toman en el proceso.

  2. La formulación de la actividad.

    Actividades se expresan con verbos y deben ser formulados lo más conciso y preciso posible.

    La formulación de decisiones contiene una instrucción de saltar una o mas actividades y especifica el número de la actividad con la que se sigue en el proceso, según la opción de respuesta que se elige a la pregunta del elemento de decisión.

  3. El código del responsable de la ejecución de la actividad.
  4. El código del responsable para el control de la ejecución de la actividad.
  5. El código o enlace de los formatos a aplicar para la ejecución de la actividad, así como instructivos o documentos de referencia adicionales que observar para la ejecución.

    Se coloca el código y nombre del formato o instructivo.

    Una fila de actividad puede ser relacionada con más que un formato o un instructivo.

  6. El requerimiento de la calidad.

    Como se trata de estandarizar la ejecución de las actividades al mayor grado posible a través de la aplicación de formatos, el requerimiento de la calidad en muchos casos podrá ser la firma del mismo con nombre y fecha. No obstante si se trata de la creación de un producto específico, podrá ser oportuno realizar una comprobación de una medida o de alguna otra calidad del producto en este momento específico de la producción.

    El criterio de calidad expresa el cómo se puede averiguar que la actividad se haya realizada conforme a la norma establecida. Además de la misma matriz de actividades ésta norma está documentada en los formatos e instructivos.

En el caso de que diferentes unidades de trabajo o departamentos están involucrados en la ejecución del proceso, se recomienda enmarcar las áreas de responsabilidad sobre la ejecución en el flujograma correspondientemente (ver ejemplo Figura 3).

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Medida Complementaria al PROTEP (2017-2020)
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