Reglamento de Funcionamiento - RFAM y RFSTT

3   Metodología

“El mejor momento para plantar un árbol fue hace veinte años.
El segundo mejor momento es ahora.”
Proverbio Chino




Simbología

Figura 2:   Simbología para la representación del flujo de actividades del proceso


Simbología

Figura 3:   Ejemplo para la aplicación de los elementos del flujograma

3.2.1   Flujograma

Después de haber logrado la toma de una decisión firme por parte de los representantes de la municipalidad para introducir el RFAM como estructura de funcionamiento de la administración local, y como en la práctica se iniciará el desarrollo del RFAM con un primer proceso, deben desarrollarse los siguientes pasos:

La documentación del proceso en forma de flujograma se realizará utilizando unos pocos convencionales y reglas, que son las siguientes (ver Figura 2).

  1. Conectores de actividades y decisiones

    Las actividades y decisiones del proceso se conectan con líneas, indicando la secuencia del flujo. Para que ésta sea inequívoca, por defecto la dirección del flujo es desde arriba hacia abajo y desde la izquierda a la derecha. De esta forma, es necesario indicar flujos contrarios a ésta regla.

    Para lograr que los flujogramas representen de forma inequívoca a los procesos, se debe seguir algunas reglas especificas:

    • Todos los conectores entrantes a rectángulos de actividades, rombos de decisiones entre alternativas y/o rectángulos de procesos y subprocesos se conectan siempre y unicamente desde arriba.
    • Todos los conectores salientes a rectángulos de actividades y/o rectángulos de procesos y subprocesos se conectan siempre y unicamente desde abajo.
    • En caso de los rombos de decisiones entre alternativas el conector saliente de la alternativa "si" se conecta siempre y únicamente en el extremo abajo del rombo, mientras el conector de la alternativa "no" se conecta siempre y únicamente en el extremo derecho del rombo.
  2. Para indicar una secuencia del flujo de actividades contraria a la regla (a) se emplean flechas. Las flechas solamente se colocan en los casos necesarios, es decir cuando la secuencia del flujo de actividades debe realizarse desde abajo hacia arriba o desde la derecha hacia la izquierda.
  3. Los círculos se emplean para indicar una conexión entre dos o más líneas, es decir en casos de unir secuencias del flujo de actividades y decisiones (ver ejemplo Figura 3).
  4. Las actividades se formulan con pocas palabras claves y se colocan como elementos rectangulares en el flujo del proceso. La utilización de verbos infinitivos “abrir expediente”, “entregar” “emitir” es recomendable para proyectar la acción específica. Se recomienda utilizar un solo tamaño para estos elementos rectangulares de actividades.
  5. Las decisiones a tomar en el proceso se representan con rombos. Las decisiones deben ser formuladas para que se puedan contestar solamente de forma afirmativa o negativa. La secuencia de actividades que se implemente en caso de la contestación afirmativa será conectada con la esquina abajo del rombo, mientras la conexión del flujo en caso negativo se realice en la esquina derecha. Igualmente para los rombos de decisiones se recomienda utilizar un solo tamaño. No se utilizan los signos de interrogración, únicamente la condición, por ejemplo “aprobado”, “pagado”, “cumplido”, esto ayuda a optimizar el espacio.
  6. El elemento que representa otro proceso o un subproceso es un elemento rectangular con dos separadores verticales en cada lado. Este elemento es sumamente útil para la elaboración de flujogramas para procesos muy complejos. En estos casos se pueden agrupar los elementos del flujo que constituyen un subproceso y así simplificar el flujograma. El subproceso se presentará en estos casos en un flujograma a parte.
  7. Con el destino de salto se determina que en el flujo de las actividades del proceso se realiza un salto hacia una marca, representada por el mismo destino de salto, que se haya colocado en otro momento del flujo del proceso.

En el caso de que diferentes unidades de trabajo o departamentos están involucrados en la ejecución del proceso, se recomienda enmarcar las áreas de responsabilidad sobre la ejecución en el flujograma correspondientemente (ver ejemplo Figura 3).

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Medida Complementaria al PROTEP (2017-2020)
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