Reglamento de Funcionamiento - RFAM y RFSTT

3   Metodología

“El mejor momento para plantar un árbol fue hace veinte años.
El segundo mejor momento es ahora.”
Proverbio Chino




Mural_RFAM

Afiche demonstrativo del proceso de desarrollo del RFAM (descargar)





3.1.3   Universo del RFAM

Para el desarrollo del RFAM se aplica una metodología orientada a apoyar el ordenamiento de todas las actividades de la administración municipal, o figurativamente a cualquier otra organización8. En el caso de la profesionalización del catastro municipal, apoyado en el marco de los proyectos CRT, PROTEP y MC el desarrollo del RFAM se enfocó en la reglamentación de los procesos centrales que ejecuta la oficina de catastro municipal y los procesos relacionados con la utilización de la información catastral.

Se espera que con el ejemplo del proceso de mantenimiento catastral, comprendido como proceso MCAT en la presente documentación, el contenido del RFAM puede ser ampliado por las municipalidades, desarrollándose e integrándose otros procesos ejecutados por otros departamentos de la administración local. De esta forma, en el futuro todos los servicios municipales pueden ser prestados de forma estandarizada, confiable y con transparencia. Bajo ésta óptica el RFAM proporciona la estructura organizativa y procedimental robusta de funcionamiento, representando una norma y herramienta de apoyo al mismo tiempo.

La construcción del RFAM está conformado por los siguientes apartados.

  1. Control de cambios

    El primer apartado del RFAM debe contener la información sobre el historial del desarrollo del documento o el registro de control sobre los cambios realizados. Todas las páginas que durante el tiempo de vida se sustituyen por las actualizaciones que se realizan al documento deben ser registradas y documentadas en este primer apartado del RFAM. De está forma el estatus de actualización del RFAM es visible para todo el personal que lo aplica.

  2. Índice del RFAM

    El índice del RFAM refleja la estructura del documento, que tiene la particularidad que cada apartado o capítulo tiene su propia numeración, lo que facilita la substitución de contenidos sin necesidad de mayores cambios en la edición del documento.9

  3. Introducción

    La parte introductoria comprende principalmente información sobre el uso del documento y un instructivo para mantenerlo actualizado en caso de cambios o reformas que se puedan dar en los procesos durante el transcurso del tiempo.9 Uno de los conceptos principales comprendidos en el desarrollo del RFAM es la flexibilidad de la herramienta para adaptarse a las condiciones cambiantes en los servicios de la administración municipal. Para que el RFAM y los procesos comprendidos en el puedan ser ajustados de conformidad a condiciones cambiantes que influyen en la estructura de los procesos, sin que se pierda la rigidez natural de una norma establecida, es indispensable que los cambios a los procesos se documenten en el RFAM, antes de su implementación en la práctica, y que estos cambios se registren debidamente en el mismo RFAM. Esto hace posible que aún más tarde en el tiempo se puede evaluar la ejecución de los procesos de forma inequívoca, lo que es un calificador para la trazabilidad y confiabilidad de la información y de los servicios prestados. Los conceptos de la trazabilidad y confiabilidad tienen un significado crucial para los procesos en el catastro, sin embargo, son igualmente importantes para todos los procesos técnicos, administrativos o legales que se pretenden implementar con una calidad previamente establecida.

  4. Descripción de la estructura organizativa de la municipalidad

    Este apartado explica la finalidad de la organización, su estructura organizativa, los diferentes puestos con sus términos de referencia, que comprende responsabilidades, ámbito de actuación entre otros más.

  5. Procesos integrados en el RFAM

    Los procesos integrados en el RFAM son conformados por tres sub apartados cada uno, de la forma siguiente:

    • Documentación del proceso

      La documentación de cada proceso comprende el flujograma de actividades y decisiones, diseñado gráficamente, siguiendo unas pocas reglas y aplicando convencionales establecidos para este fin. Este flujograma se transcribe posteriormente a una matriz de actividades, que describe todas las actividades del proceso con sus calificadores, como los responsables de la actividad, los formatos a aplicar para su ejecución, los instructivos que rigen la forma de ejecución y los criterios de calidad que caracterizan el servicio o el producto de la actividad en el momento de ejecutarla. El criterio de calidad responde a la pregunta del cómo averiguar, si la actividad se ejecutó conforme a la definición del proceso.

    • Formatos

      En el marco de la gestión de calidad para la ejecución de actividades establecidos en los procesos del RFAM, es sumamente útil trabajar con formatos. Los formatos apoyan la normalización de los resultados de los procesos, los servicios y productos, con el fin de garantizar la calidad definida y uniforme. Por el otro lado, para la documentación de la ejecución de los procesos, los formatos facilitan una forma de presentación uniforme, coherente y completa de los trámites realizados, lo que hace posible una interpretación inequívoca de los hechos, inclusive mucho después de haberlas ejecutado y por cualquier otra persona, ajena a la ejecución del trámite específico, pero entendida en el proceso del RFAM.

    • Documentos de referencia o instructivos

      Los documentos de referencia o instructivos son documentos de apoyo para la ejecución de las actividades comprendidas en la matriz de actividades del proceso. Al consultar los instructivos, los responsables de las actividades deberán poder ejecutar la actividad según la definición del proceso, asegurando la calidad preestablecida de los productos previstos. En la práctica, los instructivos como otra documentación de referencia servirán especialmente para los nuevos colegas en la estructura organizativa. Según la experiencia con la implementación en el marco de la MC los instructivos y documentos de referencia sirven para asegurar una fase de transición entre los diferentes ocupantes de puestos, sin que esta transición afecte la atención de los trámites realizados, en beneficio de los solicitantes de los servicios.

Una condición indispensables para la exitosa introducción y aplicación del RFAM en las organizaciones es la existencia de dos procesos adicionales o de servicio interno. Estos procesos son los siguientes.

  1. Seguimiento a la calidad de la aplicación del RFAM

    El proceso de seguimiento a la calidad de la aplicación del RFAM es un elemento importante en el marco del sistema de gestión de calidad, y se desarrolla para cada proceso con el fin de implementar un control de cumplimiento de los criterios de calidad definidos para cada una de las actividades de un proceso. En el caso de las municipalidades de Iriona y Dulce Nombre de Culmí, las corporaciones municipales decidieron establecer la función de un encargado de la calidad, quien en apoyo al departamento que ejecuta el proceso implementa de forma periódica este control conforme al proceso de seguimiento a la calidad de la aplicación del RFAM, definido en el mismo. Los hallazgos de este seguimiento se documentan y se establece un plan de saneamiento y mejoras para las fallas y errores encontrados. De esta forma la implementación del proceso de seguimiento contribuye al perfeccionamiento constante de la calidad de la aplicación del RFAM.

  2. Manejo del archivo

    El manejo del archivo institucional, de un departamento o de un proceso en particular, se debe de entender como un proceso dentro del marco del RFAM. El archivo profesional (digital y análogo) es esencial para la trazabilidad y la transparencia de la ejecución de los procesos, la confiabilidad de los servicios y la integridad de toda la información relevante de una institución, de un departamento o de un proceso en particular. Por esta razón el manejo del archivo debe responder a una norma establecida para este fin, que comprende elementos desde el sistema de orden de su contenido hasta los derechos de acceso a los mismos y las medidas de seguridad de la información.

La experiencia de la implementación de la "metodología RFAM" en dos municipalidades ha mostrado su relevancia para la simplificación administrativa, el aumento del nivel de efectividad y eficiencia de cumplimiento con las funciones adjudicadas a los departamentos de catastro municipal, la seguridad en la correcta ejecución de las actividades por parte de los empleados, especialmente durante fases de transición, pero no solamente en ellas, la actuación profesional del personal de la administración que promueve la transparencia de los servicios y por ende genera la confianza en los mismos por parte de la población. Esta cadena de causa e impacto se cierra otra vez con los empleados quienes se sienten altamente motivados por experimentar un cambio positivo en su forma de trabajo y los resultados del mismo, así como por la satisfacción y aceptación expresada por parte de la población. Esto genera en el ámbito de las oficinas de catastro municipal, y más allá en la administración local, un ambiente de una elevada autoestima y un deseo hacia el perfeccionamiento permanente de su propio empeño.

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8   La metodología aplicada para el desarrollo del RFAM se aplicó de la misma forma para el desarrollo del Reglamento de Funcionamiento de la Unidad de Seguimiento a la Tenencia de la Tierra (RF-STT) de la Regional Biosfera Río Plátano del ICF, que comprende como proceso central el proceso de Mantenimiento de Contratos de Usufructo Familiar (MCUF), desarrollado en el marco de la MC.

9   Para que el documento sea adaptable a los cambios en los procesos que puedan surgir durante la vida del mismo, la estructura del RFAM es modular y los módulos están definidos por las categorías lógicas mínimas de su contenido. Correspondientemente el RFAM lleva una numeración independiente para cada módulo, lo que conlleva el mayor grado de flexibilidad y eficiencia. Por el otro lado el RFAM se maneja en un formato de archivo Leitz, que permite la substitución de una o mas páginas de uno o más módulos según necesidad, sin la necesidad de sustituir todo el documento o capítulo del documento. Sobre los cambios se lleva el registro correspondiente en el primer apartado del documento, mismo donde se explica como hacerlo.

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Medida Complementaria al PROTEP (2017-2020)
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